Archiwum: Więcej za mniej

Artykuł w lekko zmodyfikowanej formie ukazał się w 2005 r. w czerwcowym wydaniu miesięcznika “Gazety MŚP”.

Łącza
Poczta elektroniczna
Ocean WWW
Kontrahenci z Internetu
Wiedza w Sieci
Biznesowe aplikacje on-line
Komunikatory i telefonia IP

Spadające ceny usług internetowych – łączy dostępowych, hostingu – sprawiają, że firmy z sektora MŚP mogą wykorzystywać olbrzymie możliwości Internetu w nie mniejszym stopniu niż duże korporacje. Co więcej, Internet ułatwia małym podmiotom konkurowanie z gigantami. Umożliwia szybkie zbudowanie silnego wizerunku renomowanego dostawcy.

Łącza

Organizacja i obsługa dostępu do Internetu w mniejszych firmach wygląda inaczej niż w dużych przedsiębiorstwach – a różnice nie kończą się na skali. Przepływność oraz ilość przestrzeni hostingowej potrzebnej do obsługi poczty elektronicznej pracowników to oczywista różnica. Mniej widoczne są kwestie skomplikowania systemów informatycznych obsługujących funkcje internetowe. Zazwyczaj, do pewnego momentu firmowe strony WWW oraz poczta elektroniczna trzymane są na zewnętrznych serwerach – przestrzeni wykupionej od firmy hostingowej. Wraz ze wzrostem firmy, coraz więcej systemów trafia pod skrzydła działu IT, którego kompetencje muszą ciągle być rozszerzane.
W końcu firma osiąga takie stadium, że zaczyna korzystać z oprogramowania kontrolującego pracowników. Najprostsze systemy tylko filtrują przeglądane serwisy internetowe i podejrzaną pocztę. Bardziej zaawansowane obserwują i notują aktywność użytkowników, będąc uczulonymi na określone słowa kluczowe.

Poczta elektroniczna

O popularności e-maila nikogo nie trzeba przekonywać. Każda firma jest zmuszona do korzystania z poczty elektronicznej. Nie tylko dlatego, że to najwygodniejsze narzędzie do wymiany informacji – ale również ze względu na fakt, że całe otoczenie z niej korzysta.
Dostawcy usług internetowych prześcigają się w wielkościach przestrzeni oferowanej za określone pieniądze. Skrzynka wielkości 100MB jest już w pewnym sensie standardem, podczas gdy na rynku pojawiają się darmowe konta o pojemności 1GB. Bezpłatne usługi hostingowe są łakomym kąskiem i wciąż wiele niedużych firm się na nie decyduje. To błąd. Darmowe skrzynki to sposób na prywatną, nieistotną komercyjnie pocztę elektroniczną. Po pierwsze – brak pisemnej umowy w pewnym sensie zwalnia dostawcę z odpowiedzialności za ciągłą dostępność poczty oraz ewentualną utratę danych. Co więcej – nawet w regulaminach takiej poczty często w ogóle nie ma żadnej odpowiedzialności. Po drugie – o ograniczeniach wielkości przyjmowanych wiadomości nie decyduje użytkownik, tylko operator. Co komu po skrzynce o wielkości 250MB, jeżeli nie może przyjmować przesyłek większych niż 5MB? I w końcu po trzecie – bezpłatna poczta nie daje możliwości korzystania z własnych adresów domenowych i – co za tym idzie – adresy e-mail mają nieprofesjonalny wygląd. Od razu widać, że to darmowa poczta, co pozostaje nie bez wpływu na postrzeganie nadawcy i reprezentowanej przez niego firmy.
Nowoczesny hosting to nie tylko przestrzeń na WWW i pocztę elektroniczną. To zbiór zaawansowanych narzędzi dbających o bezpieczeństwo użytkowników (skanery antywirusowe, filtry przeciwspamowe) oraz ułatwiających korzystanie z e-maila (autorespondery, powiadomienia SMSem). Warto zwrócić na nie uwagę wybierając dostawcę.
Również oprogramowanie stosowane w firmie może w większym lub mniejszym stopniu wspierać funkcje biznesowe poczty elektronicznej. Najbardziej popularne programy pocztowe firmy Microsoft zawierają wiele wygodnych funkcji, o których często użytkownicy nie wiedzą. Jedna z najprostszych to możliwość zdefiniowania własnych filtrów, rozdzielających przychodzącą pocztę do określonych podfolderów. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie pracownikom szkolenia pokazującego jak najwięcej możliwości oprogramowania, z którego korzystają.
Jest coś, czego większość popularnych programów pocztowych nie potrafi – wysyłanie masowych wiadomości. Oczywiście, za ich pomocą można wysłać e-mail do wielu użytkowników. Ale można to zrobić tylko na dwa sposoby, z których żaden nie jest dobry. Pierwszy – najbardziej popularny – to wstawienie wielu adresów do pola “Do” (To) lub “Do wiadomości” (CC) listu. To bardzo niebezpieczny sposób. Wystarczy, że jeden z odbiorców będzie miał u siebie wirusa – ten skanując nową wiadomość od razu doda do swojej bazy adresy wszystkich odbiorców wiadomości – i będzie próbował ich zarazić. Druga metoda to wstawienie adresów do pola “Ukryte do wiadomości” (BCC). W tym przypadku odbiorcy nie zobaczą listy wszystkich adresatów – ale nie będzie tam też ich adresu. Po pierwsze to nieeleganckie a po drugie wiele filtrów antyspamowych uznaje listy bez adresu odbiorcy w polu “Do” jako podejrzane.
Najlepszym wyjściem jest stosowanie do celów korespondencji masowej specjalnych programów. Potrafią one nie tylko wysłać wiadomość w postaci serii oddzielnych – poprawnie zaadresowanych – e-maili, ale realizują również funkcje korespondencji seryjnej. Czyli listy mogą zawierać np. indywidualne nagłówki, np. “Szanowny Panie Andrzeju”.

Ocean WWW

Największym problemem Internetu jest ilość znajdujących się w nim informacji a mówiąc bardziej precyzyjnie – możliwość odnalezienia poszukiwanych treści w gąszczu setek tysięcy stron WWW.
Błyskawiczny dostęp do szczegółowych informacji na temat ofert oraz możliwość szybkiego ich porównywania w naturalny sposób skłaniają do poszukiwania dostawców i partnerów biznesowych w Sieci. Uznana firma nigdy nie pozwoli sobie na zaniedbanie swojej obecności w Internecie, więc można śmiało założyć, że tą drogą da się dotrzeć do najlepszych ofert.
Niektóre branże (jak np. chemiczna) posiadają prężnie funkcjonujące internetowe giełdy branżowe, gdzie można znaleźć większość liczących się dostawców i odbiorców. Jednak w działalności gospodarczej poszukuje się tak różnych towarów i usług, że te kilka istniejących giełd towarowych to kropla w morzu potrzeb. Kluczem do znalezienia dostawcy pozostają wyszukiwarki i katalogi. Najbardziej uzasadnione jest korzystanie z tych największych – czyli światowego potentata Google oraz największego polskiego portalu – Onet.pl.
Korzystanie z wyszukiwarki może wydawać się nieco trudniejsze, jednak zwracane przez nią wyniki są dużo więcej warte. Katalogi zawierają tylko informacje wprowadzone przez autorów serwisów, podczas gdy wyszukiwarki na bieżącą skanują zawartość serwisów. W ciągu trwającego kilka sekund wyszukiwania, Google ocenia zindeksowane wcześniej strony WWW pod kątem danego zapytania oraz popularności. Linki, które zostaną wyświetlone w pierwszej kolejności, zawsze prowadzą do serwisów najbardziej zgodnych treściowo z zapytaniem oraz tych, do których prowadzi najwięcej linków z innych serwisów.

Kontrahenci z Internetu

Wstępna ocena potencjalnego dostawcy, znalezionego przez Internet, pozwala uniknąć niespodzianek w postaci czasu straconego na kontakt z podejrzaną firmą. W przypadku stron WWW wskazana jest wzmożona ostrożność. Rzadko zdarza się, że mała, nikomu nie znana firma bez doświadczenia i renomy korzysta z wysokiej jakości materiałów sprzedażowych a jej eleganccy przedstawiciele jeżdżą dobrymi, profesjonalnie obrandowanymi samochodami. Profesjonalny, dobrze zaplanowany i skonstruowany serwis internetowy to nie jest duży wydatek. Dlatego wciąż często zdarza się, że małe firmy mają lepsze strony WWW niż ich wielcy konkurenci.
Na stronach WWW potencjalnych kontrahentów trzeba szukać przede wszystkim rzetelnej informacji – historii firmy, jej referencji, pełnych danych kontaktowych. Oczywiście, nie ma gwarancji, że podane na WWW informacje są prawdziwe…

Wiedza w Sieci

Witryny internetowe to – rzecz jasna – nie tylko komercyjne oferty przedsiębiorstw. To gigantyczna kopalnia wiedzy. Bardzo dużo informacji można znaleźć przeszukując strony WWW za pomocą wyszukiwarki. Jednak są miejsca, gdzie fachowa wiedza jest skoncentrowana.
Usenet to ogólnodostępne tematyczne listy dyskusyjne. Istnieją zarówno międzynarodowe jak i polskie grupy. Do korzystania z nich można stosować specjalistyczne oprogramowanie, jednak istnieją też serwisy umożliwiające czytanie ich za pomocą przeglądarki internetowej – np. niusy.onet.pl. Do ich przeszukiwania znowu najlepiej nadaje się Google (opcja “Grupy dyskusyjne”).
Jeżeli w wieloletnich archiwach danej grupy nie udało się znaleźć odpowiedzi na konkretne pytanie – warto jest je po prostu zadać i poczekać aż piszący w grupie specjaliści udzielą odpowiedzi.
Innym źródłem podobnych, wąsko wyspecjalizowanych informacji są lokalne fora dyskusyjne – będące zazwyczaj częścią wortali tematycznych poświęconych danej dziedzinie. Po znalezieniu takiego forum pozostaje już tylko skorzystanie z jego wewnętrznej wyszukiwarki, pozwalającej często na bardzo zaawansowane zapytania.
Przełom XX i XXI wieku to czas, w którym doceniona została wartość informacji. W Internecie coraz częściej można znaleźć miejsca, w których oferowane są płatne porady. Przykładem może być serwis e-prawnik.pl, gdzie po uiszczeniu opłaty (np. SMSem) uzyskuje się dostęp do archiwum setek wartościowych porad – oraz możliwość zadania własnego pytania. W tym przypadku użytkownik ma gwarancję, że na jego pytanie odpowie fachowiec.

Biznesowe aplikacje on-line

Bankowość internetowa stała się już standardem – przynajmniej w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, nie potrzebujących własnego dedykowanego łącza do banku. Internet oferuje jeszcze więcej rozwiązań softwareowych dla firm z tego sektora.
ASP – tak nazywany jest model biznesowo-technologiczny, w którym funkcjonalność aplikacji oferowana jest zdalnie. Użytkownik nie instaluje zakupionego programu na swoim komputerze, tylko płaci abonament za możliwość korzystania z oprogramowania przez Internet – najczęściej za pomocą zwykłej przeglądarki.
Jest wiele zalet takiego rozwiązania. Po pierwsze – za bezpieczeństwo danych odpowiada dostawca. To po jego stronie leży obowiązek regularnego tworzenia kopii bezpieczeństwa oraz odpowiednie kodowanie transmisji danych. Po drugie – takie oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane a użytkownik nie musi niczego u siebie przeinstalowywać.
Dla małych przedsiębiorstw, opierających swoją księgowość na księdze przychodów i rozchodów, idealną ofertę wydaje się mieć serwis ifirma.pl. Od 2001 użytkownicy serwisu mogą ewidencjonować w nim swoje przychody, wydatki i majątek. Oprogramowanie generuje faktury, deklaracje do urzędów skarbowych, druki przelewów. Wszystko obliczane jest automatycznie w oparciu o aktualne wskaźniki i obowiązujące przepisy.
Bardziej rozbudowanym systemem jest isof.pl firmy Heuthes, oprócz rachunkowości zawierający też inne moduły – CRM, sprzedaż, magazyn, logistyka i inne.

Komunikatory i telefonia IP

W wielu firmach korzystanie z komunikatorów, takich jak Gadu-Gadu, jest zakazane. Kierownictwo chce zminimalizować czas marnotrawiony przez pracowników na prywatne rozmowy, nie zauważając potencjału drzemiącego w tego rodzaju rozwiązaniach. W agencjach interaktywnych oraz innych nowoczesnych firmach bazujących na telepracy lub ciągłej współpracy z wieloma dostawcami, komunikatory internetowe są podstawą wymiany informacji. Umożliwiają niezależne prowadzenie wielu dyskusji z różnymi osobami a także rozmowy grupowe. Można za ich pomocą przesyłać pliki a możliwość zdefiniowania i opisania aktualnego statusu jeszcze bardziej ułatwia komunikację.
Sporym krokiem dalej – a zarazem sporym zagrożeniem dla operatorów telekomunikacyjnych – jest telefonia IP. Jeszcze jakiś czas temu magiczny skrót VoIP (Voice over IP) oznaczał drogie aplikacje i bardzo słabą jakość dźwięku. Dzisiaj olbrzymią popularność zdobywa Skype – darmowa aplikacja podobna do Gadu-Gadu, pozwalająca bez problemu prowadzić rozmowy głosowe przez Internet. Za darmo.
Telefonia IP to nie tylko pomysł na rozmowy wewnątrz firmy lub ze stałymi współpracownikami. Polska konkurencja Skype’a – Tlenofon – umożliwia nie tylko wykonywanie połączeń na telefony stacjonarne i komórkowe (Skype też to potrafi). Za niewielką opłatą można otrzymać własny numer telefoniczny i odbierać telefony i faksy. A wszystko to cały czas dużo taniej niż w tradycyjnej telefonii.