Blog SITEIMPULSE RSS

Proces budowy firmowego serwisu internetowego – część 1: Planowanie

06-04-2010, Kategoria Web Design

Serwis internetowy firmy budowany jest stosunkowo rzadko – najpierw na początku jej działalności, później średnio co ok. 3-4 lata – w zależności od szybkości zmian otoczenia. Przez otoczenie rozumiem tutaj technologie (np. rozdzielczości ekranu), trendy (np. modę na video) oraz konkurencję, za którą przecież nie można zostać w tyle.
Dodatkowo, często nowy serwis jest budowany od podstaw w przypadku sporych zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie – rebrandingu, dużych zmianach kadrowych (nowy zarząd lub przynajmniej marketing).

Ze względu na to, że nie jest to częsty proces, nie wszyscy marketerzy mieli okazję przez niego przechodzić. A to wyjątkowa okazja, żeby stworzyć podstawowe narzędzie działań e-marketingowych w prawidłowy sposób.

Planowanie

Etap przygotowywania założeń dla firmowej strony www warto od razu połączyć z tworzeniem briefu – czyli rozbudowanego zapytania skierowanego do agencji interaktywnych. Wszystkie podjęte na tym etapie decyzje warto zanotować – więc czemu nie od razu w formie dokumentu, który i tak będzie musiał zostać przygotowany?

Planowanie serwisu firmowego wymaga ustalenia odpowiedzi na następujące pytania:

Jakie cele ma realizować serwis?

Firmowa strona internetowa najczęściej realizuje kilka celów. Oto najczęściej spotykane cele:

  • generowanie kontaktów sprzedażowych (przyciąganie potencjalnych klientów)
  • budowanie świadomości marki (firmy lub produktu)
  • sprzedaż (obsługa zamówień i ew. płatności on-line)
  • obsługa posprzedażowa (wsparcie techniczne, reklamacje)
  • odciążenie biur obsługi klienta (poprzez publikację np. FAQ)
  • obsługa komunikacji z partnerami
  • rozbudowa sieci dystrybucyjnej (poprzez zdobywanie nowych przedstawicieli)
  • działania Public Relations (udostępnianie komunikatów prasowych i materiałów dla dziennikarzy)
  • obsługa procesu rekrutacji (publikowanie ofert pracy, zbieranie zgłoszeń)
  • realizacja obowiązków ustawowych (informacje o spółkach publicznych, publikacja informacji przetargowych)
  • obsługa dodatkowych procesów, specyficznych dla działalności firmy.

Do kogo będą kierowane poszczególne treści?

Precyzyjne określenie grupy celowej – oraz jej ewentualnego podziału na podgrupy – jest kluczowe i będzie miało wpływ na wszystkie aspekty budowanego rozwiązania. Docelowych użytkowników trzeba nie tylko wylistować (nazwać), ale również jak najdokładniej zdefiniować – pod kątem cech demograficznych (np. wiek, płeć, pochodzenie, wykształcenie, dochody) i psychograficznych (np. sposób korzystania z Internetu, proces podejmowania decyzji).
Podgrupy warto dodatkowo opisać pod kątem różnic między nimi oraz od razu określić, jakiego rodzaju treści będą skierowane do kogo.

Jakie treści będą publikowane na stronach?

Mimo, że wszystkie nowoczesne serwisy internetowe pozwalają na swobodne zarządzanie strukturą podstron, warto już na tym etapie zaprojektować pożądany układ informacji. Po pierwsze – układ i ilość poziomów zagłębienia pomogą w projektowaniu nawigacji serwisu. Po drugie – planując strukturę można łatwo przewidzieć, jakie dodatkowe funkcjonalności mogą być potrzebne.
Strukturę opisywać można w postaci tekstowej – za pomocą zwykłej listy numerowanej, np.

1. O firmie.
1.1. Misja.
1.2. Historia.
1.3. Zarząd.
2. Oferta.
2.1. Grupa produktowa A.
2.1.1. Produkt A1.
2.1.2. Produkt A2
2.1.3. Produkt A3.
2.2. Grupa produktowa B.
2.2.1. Produkt B1
3. Referencje.
4. Partnerzy.
5. Obsługa klienta.
5.1. Wsparcie techniczne.
5.2. FAQ.
5.3. Reklamacje.
6. Kariera.
6.1. Praca w firmie.
6.2. Oferty pracy.
7. Serwis prasowy.
7.1. Komunikaty prasowe.
7.1.x. Wybrany komunikat.
7.2. Pliki do pobrania
8. Kontakt.

Jednak najłatwiej jest wyobrazić sobie strukturę zaprezentowaną w postaci drzewa. Dlatego sugeruję do projektowania struktury wykorzystać program Power Point, a konkretnie jego funkcję dotyczącą tworzenia schematów organizacyjnych („Wstaw grafikę SmartArt” -> „Hierarchia” -> „Schemat organizacyjny”).

schemat struktury

Projektując strukturę dobrze jest zacząć rozmowy z tymi osobami w firmie, które docelowo mają być odpowiedzialne za dostarczenie treści do poszczególnych sekcji. Nakłonienie współpracowników do przygotowania treści do serwisu internetowego to jedno z najtrudniejszych zadań w całym procesie!

Jakie funkcjonalności ma realizować serwis?

Podstawowe funkcjonalności – czyli takie, które posiada każdy serwis tego typu – to po prostu wyświetlanie strony głównej oraz podstron w określonej strukturze – przy wykorzystaniu określonej nawigacji (menu).
Wszystkie inne mechanizmy to dodatkowe funkcjonalności, które trzeba dokładnie opisać, żeby uzyskać założony efekt.
Oto przykłady popularnych funkcjonalności dodatkowych:

  • obsługa formularzy (kontaktowych, reklamacyjnych)
  • aktualności (wyświetlanie newsów w kolejności chronologicznej)
  • katalog produktów (hierarchiczna baza produktów i ich danych)
  • banery autopromocyjne
  • sieć sprzedaży w podziale na regiony (nawigowana np. za pomocą mapki)
  • wyszukiwarka treści
  • obsługa użytkowników (obszar serwisu wymagający logowania)
  • newsletter
  • kalkulator cen
  • obsługa określonego procesu (zamówień, reklamacji, rekrutacji).

Jakie są wytyczne dla layoutu serwisu?

Podstawowa kwestia – marketer nie buduje serwisu dla siebie – nowa strona musi się podobać przede wszystkim użytkownikom z grupy docelowej. Z drugiej strony – jego przełożeni na pewno będą oceniać serwis subiektywnie. A on też powinien czuć się dobrze ze swoją produkcją. Wniosek jest taki, że w wizualną ocenę projektów trzeba zaangażować kilka osób. Pod koniec zawsze znajdą się tacy, którym strona nie będzie się podobać – ale wtedy przynajmniej „wina” zostanie zdywersyfikowana.

Ramy, w jakich może się poruszać projektant, są określone przez identyfikację wizualną firmy. Czasem są one bardzo jasno określone w postaci księgi marki (ang. codebook/brandbook). W pozostałych przypadkach trzeba zgromadzić wiele materiałów, które będą mogły zostać wykorzystane jako punkty odniesienia. Chodzi o broszury, foldery, kreacje reklamowe, prezentacje itd.

Projektant nie powinien mieć zbyt dużej swobody. Im mniej precyzyjnie określone zostaną wymagania dotyczące stylu i charakteru projektu, tym dłużej będzie trwał etap przygotowywania kolejnych propozycji layoutu.
Żeby tego uniknąć, warto zawrzeć w briefie linki do stron internetowych, które mogą zostać wykorzystane jako pozytywne przykłady. Bynajmniej nie chodzi o nakłanianie grafików do plagiatowania – tylko o ukazanie charakteru kreacji, zbliżonego do naszych oczekiwań.

Jak powinna wyglądać administracja serwisem?

Najczęściej spotykana sytuacja to jeden administrator – zazwyczaj młody pracownik marketingu, który się zgodził lub nawet sam zgłosił – nie wiedząc, co go czeka. Wprowadza wszystkie zmiany w serwisie, otrzymując wytyczne od różnych działów. I do niego kierowane są pretensje związane z brakiem aktualnych treści – podczas gdy nie ma on rzeczywistych możliwości egzekwowania materiałów od innych pracowników.
W administracji bardziej rozbudowanych serwisów częściej uczestniczy kilka osób. Przykładowo, dział PR jest odpowiedzialny za sekcję prasową, dział HR za publikowanie ofert pracy a Sales za treści kierowane do partnerów handlowych.

W wielu przypadkach – pomimo zastosowania naprawdę łatwego w obsłudze CMS’a (systemu zarządzania treścią) – firma nie decyduje się na samodzielne administrowanie serwisem. Wysyłanie e-mailem treści i instrukcji do opiekującej się serwisem agencji pozwala uniknąć zaangażowania cennych zasobów firmy. Zapewnia również publikację treści w najkrótszym możliwym czasie – bo kto mógłby lepiej obsługiwać panel serwisu niż jego autorzy.

Architektura informacji?

Projektowanie nawigacji, układu treści na poszczególnych ekranach, minimalizacja liczby kliknięć, kierowanie użytkowników do ważniejszych treści – to również elementy, które powinny zostać przemyślane na etapie projektowania. Ale to już zadania wykonawcy serwisu – czyli dotyczą jego etapu projektowania, który nastąpi już po podpisaniu umowy.

Dalszy ciąg w drugiej części artykułu – „Wybór technologii i wykonawcy„.

Dodawanie komentarza

Ta strona wykorzystuje pliki typu cookie. Jeżeli nie wyrażasz zgody na ich zapisywanie, wyłącz ich obsługę w ustawieniach swojej przeglądarki. zamknij
Przeczytaj poprzedni wpis:
Archiwum: Jak uchronić się przed spamem?

Masz dosyć spamu i chcesz uchronić swoją skrzynkę przed niechcianymi przesyłkami? Chcesz zrozumieć, skąd się bierze i jak z nim...

Zamknij