Proces budowy firmowego serwisu internetowego – część 2: Wybór technologii i wykonawcy

Poprzednia część artykułu:
część 1: Planowanie

Wybór technologii

Pozostawienie wyboru technologii w całości po stronie dostawcy tylko pozornie może wydawać się najlepszym rozwiązaniem. Nie trzeba wnikać w szczegóły a wykonawca będzie funkcjonował sprawniej bez dodatkowych ograniczeń. Ale oznacza to, że agencja interaktywna wybierze technologie najbardziej odpowiadające jej – ale niekoniecznie najbardziej korzystne dla klienta.

Podstawowa decyzja w tym zakresie to wybór platformy systemowej – w skrócie pomiędzy Windows a Linuxem. O ile w przypadku komputerów osobistych wybór jest raczej jasny (zobacz popularność systemów operacyjnych), o tyle serwery internetowe rządzą się zupełnie innymi prawami.

Pomijając kwestie czysto technologiczne, różnica pomiędzy serwerami opartymi na Windows a tymi korzystającymi z Linuxa to głównie koszty. Microsoft liczy sobie poważne pieniądze za każdą licencję i certyfikat. Skutkiem tego, również programiści specjalizujący się w technologiach Microsoft (np. ASP, .Net) są dużo drożsi niż ci programujący pod Linuxem (np. PHP). A sam Linux jest systemem darmowym (przynajmniej większość jego dystrybucji).
W skrócie różnica sprowadza się do tego, że w przypadku Windows zarówno koszty wdrożenia jak i utrzymania (hosting) serwisu będą wyższe.

W kwestii możliwości systemów, ich stabilności, wydajności i bezpieczeństwa, zdania są bardzo podzielone. Ja osobiście jestem zwolennikiem Linuxa, który jest systemem otwartym (Open Source). Dzięki temu pracują nad nim tysiące specjalistów z całego świata a nie tylko garstka pracowników jednej korporacji. Wynikiem tego są np. błyskawicznie publikowane aktualizacje i łaty w przypadku pojawienia się nowych pomysłów hackerów – podczas gdy dla Windows trzeba czekać na nie długi czas.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy warto rozważyć platformę Windows. Jeżeli cała istniejąca infrastruktura firmy jest oparta na tym systemie i w centrum danych znajdują się już serwery internetowe – nie ma większego sensu wdrażać Linuxa. Tym bardziej, że w wielu przypadkach serwis internetowy będzie integrowany z innymi aplikacjami w sieci firmowej.
W sytuacji pośredniej – kiedy firma posiada infrastrukturę opartą na Windows, ale nie posiada serwera webowego – linuxowy outsourcing ciągle może być najlepszym rozwiązaniem. Ale dywagacje na temat hostingu to temat na zupełnie osobny artykuł.

CMS

Drugą ważną decyzją dotyczącą technologii jest wybór CMS’a, czyli systemu zarządzania treścią (ang. Content Management System). Decyzja ta musi zostać podjęta świadomie i z rozwagą, ponieważ jej konsekwencje będą bezpośrednio odczuwane przez kilka lat po wdrożeniu serwisu.
Wachlarz dostępnych rozwiązań jest zdeterminowany przed podjętą wcześniej decyzję dotyczącą platformy. Bardzo niewiele CMS’ów posiada swoje wersje zarówno dla Linuxa jak i Windows.

CMS’y dzielą się na trzy główne grupy – ze względu na rodzaj licencjonowania:
a) darmowe – Open Source (np. eZ Publish, Joomla, Drupal);
b) komercyjne ogólnodostępne (np. DotNetNuke, SharePoint, Sitefinity);
c) komercyjne autorskie (własne rozwiązania agencji interaktywnych).

Więcej na temat wyboru CMS’a w osobnym artykule: “Wybór CMSa“.

Wybór wykonawcy

Budowę firmowego serwisu internetowego należy powierzyć agencji interaktywnej.
To prawda, że są inne sposoby – firmową stronę www może stworzyć pracownik firmy lub zatrudniony doraźnie freelancer. Ale taka oszczędność bardzo szybko okaże się zupełnie nieopłacalna.
Po pierwsze – w agencji interaktywnej nad serwisem internetowym pracuje zespół składający się z minimum 3 osób. Żaden pracownik firmy ani freelancer nie może być jednocześnie uzdolnionym grafikiem, dobrym programistą i doświadczonym e-marketerem.
Po drugie – agencja jest w stanie roztoczyć nad serwisem kompleksową opiekę – i oprócz samej budowy stron dostarczyć również hosting, administrację, działania promocyjne itd.
W końcu po trzecie – współpracując z agencją interaktywną nie stracimy nagle wsparcia technicznego z powodu znalezienia sobie nowej pracy przez pracownika czy freelancera.

Lista agencji

Najlepszymi kandydatami na listę potencjalnych wykonawców są agencje polecone. Każdy marketer ma znajomych innych marketerów. Warto zapytać ich, kto dla nich budował serwisy internetowe i czy są z nich zadowoleni.
Drugie źródło to atrakcyjnie wizualnie i uznane serwisy innych firm, w których stopce (lub w kodzie źródłowym) często można znaleźć informacje o wykonawcy.

Nie zawsze w ten sposób uda się uzbierać rozsądną liczbę agencji do wysłania zapytania – czyli około 10.
Pozostałe wolne miejsca można zapełnić przeglądając portfolio agencji wyszukanych za pomocą Google, lub skorzystać z serwisu Interacta – katalogu polskich agencji interaktywnych, zawierającego również ich realizacje.

Shortlista

Druga wersja listy powstaje po bliższym przyjrzeniu się wszystkim agencjom z listy oraz zapoznaniu się z informacjami o ich działalności.
W przypadku bardziej skomplikowanych projektów lub złożonych postępowań przetargowych, przed samym zapytaniem do agencji wysyłany jest dokument RFI (ang. Request For Information) – w celu uzyskania informacji w odniesieniu do danego projektu. Czyli np. zapytanie o serwisy zrealizowane dla klientów z danej branży lub w określonej technologii. Na podstawie odpowiedzi przygotowywana jest shortlista, zawierająca 3-5 agencji, które przechodzą do następnego etapu.

Brief i debriefing

Brief, RFP (ang. Request For Proposal) – to inne nazwy zapytania ofertowego.
Im bardziej szczegółowe będzie zapytanie, tym mniej będzie pracy związane z odpowiadaniem poszczególnym agencjom na dodatkowe pytania.
Poprzednia część niniejszego artykułu powinna pomóc w przygotowaniu bardzo szczegółowego briefu. Wystarczy uzupełnić informacje na temat planowanego serwisu o dane dotyczące firmy (specyfika, oferta, klienci) oraz warunki brzegowe projektu (budżet, terminy).
W zależności od stopnia poufności projektu, przed przekazaniem briefu konieczne może być podpisanie NDA – umowy o poufności (ang. Non-Disclosure Agreement). Agencje są do tego przyzwyczajone, więc jeżeli istnieje taka potrzeba, nie będzie problemu z szybkim podpisaniem takiego dokumentu.

Po otrzymaniu i przeanalizowaniu briefu agencja zazwyczaj przygotowuje dodatkowe pytania w celu jeszcze silniejszego doprecyzowania informacji. Udzielanie odpowiedzi na takie pytania – czy to w ramach korespondencji czy w trakcie spotkania – nazywane jest debriefingiem.

Oferty i prezentacje

Standardowo agencje przygotowują oferty w postaci wielostronicowych dokumentów i przesyłają je w postaci plików PDF, DOC, czasem PPT. Dobra oferta zaczyna się od potwierdzenia prawidłowego zrozumienia potrzeb klienta, dopiero po tym prezentuje rozwiązanie. Propozycja powinna zawierać wszystkie informacje niezbędne klientowi do dokonania wyboru wykonawcy – koncepcję nawigacji, wstępny projekt struktury, listę funkcjonalności, opis technologii, harmonogram oraz – oczywiście – ofertę cenową.
Nie może zabraknąć również sekcji o samym wykonawcy – informacji o firmie oraz referencji.
Na życzenie, oferty mogą zostać zaprezentowane u klienta w trakcie prezentacji. To dobry pomysł w przypadku większych projektów – kiedy obu stronom będzie opłaciło się poświęcić czas na spotkanie. Agencja musi sobie wkalkulować dojazd, natomiast klient musi sobie zarezerwować około 2 godzin na każdą prezentację.
Po zaprezentowaniu oferty pracownicy agencji muszą być przygotowani na pytania. Powinni również tego samego dnia przesłać prezentację i ofertę w postaci elektronicznej.

Projekt graficzny w ofercie

Niektórzy marketerzy wymagają, żeby oferty zawierały już projekt graficzny serwisu (lub nawet kilka propozycji) – jako dodatkowy element ułatwiający dokonanie wyboru wykonawcy. Są zaskoczeni, kiedy część spośród wybranych agencji odmawia wykonania projektu lub wycofuje się z konkursu.
Przygotowanie dobrego projektu graficznego wymaga wielu godzin pracy grafika i oznacza dla agencji spore koszty. Jeżeli agencja akurat posiada wolne moce przerobowe wśród grafików – lub bardzo zależy jej na projekcie (bo jest duży albo chcieliby daną markę mieć u siebie w portfolio) – to poniesie ryzyko i przygotuje projekt. Ale zawierając taki wymóg w zapytaniu ofertowym można stracić możliwość współpracy z naprawdę dobrymi agencjami.
A przecież po to agencje interaktywne publikują portfolio na swoich stronach, żeby potencjalni klienci mogli ocenić możliwości kreatywne zatrudnionych w nich grafików.

Z drugiej strony, wśród firm rośnie popularność bardzo zdrowego podejścia do konkursów na strony internetowe – mianowicie płacenia za udział agencjom, które zakwalifikowały się do shortlisty, ale nie wygrały rywalizacji. W takiej sytuacji przygotowanie kilku propozycji graficznych dla nikogo nie będzie problemem.
Wśród swoich rekomendacji, IAB Polska (Interactive Advertising Bureau) sugeruje poziom takiej opłaty w wysokości 1000 Euro.

Decyzja

Wybór wykonawcy, któremu powierzy się realizację firmowej strony internetowej, nie powinien być trudny. Zróżnicowanie wśród agencji interaktywnych jest olbrzymie. Poziomy cenowe, tempo prac, procesy realizacyjne, technologie, podejście do klienta – wszystkie te cechy sprawiają, że porównane jest wiele kryteriów – ale dzięki temu małe jest prawdopodobieństwo otrzymania dwóch bardzo zbliżonych ofert.
Usystematyzowani marketerzy przygotują sobie tabelę kryteriów, każdemu z nich przypisując określoną wagę. W oficjalnym postępowaniu przetargowym, lista i ważność kryteriów muszą być udostępnione oferentom. Moim zdaniem, również w przypadku zwykłych konkursów warto postarać się, żeby wszystko było jasne i przejrzyste.

Umowa

Treść umowy realizacyjnej zazwyczaj powstaje w wyniku dostosowania propozycji dostarczonej przez wykonawcę. Odradzam podpisywanie niezmienionej propozycji, ponieważ w naturalny sposób jest ona bardziej skoncentrowana na ochronie interesów dostawcy niż nabywcy.
Na co warto zwrócić uwagę w treści umowy:

• zakres realizacji (w tym specyfikacja w postaci załącznika)
• harmonogram (a przynajmniej terminy ukończenia etapów realizacji)
• uzależnienie dotrzymania terminów od działań klienta (to oczywiste, że jeżeli zlecający będzie się ociągał z akceptacjami, dostarczaniem materiałów albo często zmieniał zdanie, to nie pozostanie to bez wpływu na czas realizacji)
• warunki techniczne (np. gwarancja poprawnego funkcjonowania w najważniejszych przeglądarkach internetowych)
• określenie administratora danych osobowych (jeżeli serwis ma zbierać dane użytkowników, to oficjalnie administratorem bazy będzie zlecający)
• przeniesieniu praw autorskich (umowa powinna zawierać odpowiednią klauzulę)
• licencja na CMS
• warunki płatności (czas wdrożenia liczy się w miesiącach, więc zaliczka na poziomie ok. 20% wartości kontraktu jest jak najbardziej na miejscu)
• gwarancja (12-miesięczną gwarancję i tak zapewnia polskie prawo, ale agencje często stosują – skądinąd słuszny – zapis o jej wygaśnięciu w przypadku ingerencji osób trzecich)
• poufność (umowa zazwyczaj zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia, więc trzeba uwzględnić w niej zapisy NDA).

Ważna uwaga dotycząca harmonogramu. Agencje nie zawsze uwzględniają w harmonogramie czas końcowych testów ze strony klienta oraz czas wypełniania serwisu treścią. Oznacza to, że końcowa data realizacji projektu nie oznacza momentu, w którym można opublikować serwis. Warto zarezerwować sobie dodatkowy czas na własne testy oraz wdrożenie ewentualnych poprawek (minimum dwa tygodnie) oraz wprowadzenie treści (to już ściśle zależy od ilości treści).

Start projektu

Po podpisaniu umowy ale jeszcze przed rozpoczęciem prac często organizowane jest spotkanie robocze, w trakcie którego ustalane są szczegóły realizacji. Jeżeli załączona do umowy specyfikacja serwisu była bardzo szczegółowa, takie spotkanie nie jest konieczne a wszelkie wątpliwości rozwiewane są w drodze korespondencji e-mailowej lub rozmów telefonicznych.

Agencje interaktywne zawsze używają specjalnego oprogramowania do kierowania projektem oraz śledzenia uwag i poprawek klienta. W znakomitej większości przypadków, tylko agencja korzysta ze swojej aplikacji, wprowadzając uwagi otrzymane od klienta e-mailem lub przekazane w trakcie rozmowy. Rzadziej klienci decydują się sami korzystać z aplikacji w celu wprowadzania i obserwowania statusów swoich uwag.

Ciąg dalszy w trzeciej części artykułu – “Wdrożenie“.